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Sie können eine Rechnung über folgende drei Varianten anlegen:

Manuelle Anlage

Über die manuelle Anlage können Sie individuelle Rechnungen erstellen, wie z.B. Ersatzteileverkauf oder Zusatzverkäufe. Wählen Sie einen Kunden aus und tragen Sie die entsprechenden Forderungspositionen sowie eventuell vorhandene Rabattpositionen ein. Sie können sich die Rechnung als PDF-Datei erstellen lassen oder direkt per E-Mail an den Kunden senden.

Erstellung aus Vertrag

Sofern Sie einen Kaufvertrag abgeschlossen haben, können Sie zum entsprechenden Kaufvertrag eine Rechnung erstellen lassen. Das System übernimmt alle Daten aus dem Kaufvertrag in die Rechnung, sodass Sie diese mit nur einem Klick erzeugen können. Sie können sich die Rechnung als PDF-Datei erstellen lassen oder direkt per E-Mail an den Kunden senden.

Externer Upload

Möchten Sie bereits vorhandene Rechnungen, z.B. aus anderen Systemen einem Kunden zuordnen, können Sie die Funktion externer Upload verwenden.

Rechnungsstatus

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, befindet sich diese standardmäßig im Status Entwurf. In diesem Status können Sie jederzeit die Rechnung ändern. Sobald Sie die Rechnung an den Kunden per E-Mail senden oder den Status manuell auf Erfasst ändern, ist keine Bearbeitung mehr möglich.

 

Open

Um den Status manuell zu ändern, klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf das Status-Icon. Sie können die Rechnung als Erfasst oder Storniert markieren.

Wenn Sie eine Rechnung abschließen, wird das Dokument automatisch in der digitalen Kundenakte bzw. Fahrzeugakte hinterlegt. Sofern die Rechnung storniert werden sollte, werden die Dokumente wieder aus den digitalen Kunden- bzw. Fahrzeugakten entfernt.

Zahlungseingang

Sie können auch die Zahlungseingänge erfassen und somit mit der Rechnungsübersicht den Überblick über Ihre offene Posten behalten.

e-Rechnung erstellen

Ab dem 1. Januar 2025 sind elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Dies bedeutet, dass Unternehmen nur noch E-Rechnungen ausstellen und empfangen dürfen. Rechnungen im PDF-Format oder anderen nicht strukturierten Formaten sind nicht mehr zulässig.

Sofern Sie eine Rechnung an einen Kunden versenden, können Sie die Checkbox e-Rechnung zusätzlich anhängen aktivieren. In diesem Fall wird zur normalen PDF-Rechnung eine e-Rechnung im XML-Format nach XRechnung Norm EN 16931 angehängt.

Die XRechnung enthält verschiedene Pflichtfelder, die sicherstellen, dass alle relevanten Informationen zur Rechnung enthalten sind, wie z.B. die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Bankverbindung des Lieferanten und detaillierte Angaben zu den einzelnen Rechnungspositionen.