Abwesenheitsanfragen
Die Übersicht über die Abwesenheitsanfragen finden Sie in der linken Navigationsleiste, indem Sie auf Abwesenheiten → Anfragen klicken.
Diesen Menüpunkt bekommen nur Benutzer angezeigt, die Administrator einer Gruppe sind — unabhängig von ihrer Rolle.
Hier finden Sie alle Abwesenheitsanfragen Ihrer Gruppenmitglieder, die noch auf eine Rückmeldung warten.
Wie eine Anfrage zu Ihnen kommt
Beantragt ein Mitglied Ihrer Gruppe eine Abwesenheit, erhalten Sie die Anfrage auf zwei Wegen:
per E-Mail mit dem Betreff „Neue Abwesenheitsanfrage“ beziehungsweise „Neue Stornierungsanfrage“ — der enthaltene Link führt direkt zur Prüfseite
im Portal unter
Abwesenheiten→Anfragenund auf der Dashboard-Karte „Offene Abwesenheitsanfragen“
Über den Link aus der E-Mail können Sie die Anfrage prüfen, ohne sich anzumelden. Das ist praktisch unterwegs — behandeln Sie den Link daher wie einen persönlichen Zugang und leiten Sie ihn nicht weiter.
So genehmigen oder lehnen Sie eine Anfrage ab
Öffnen Sie die Anfrage über den Link aus der E-Mail oder in der Übersicht über die Zeilenaktion prüfen.
Prüfen Sie die Angaben und klicken Sie auf Genehmigen oder auf Ablehnen. Ihre Rückmeldung wird sofort gespeichert; die antragstellende Person wird per E-Mail informiert.
Die Prüfseite Abwesenheitsanfrage überprüfen zeigt Ihnen alles, was Sie zur Entscheidung brauchen:
Abschnitt | Inhalt |
|---|---|
| Mitarbeiter, Abwesenheitstyp, Zeitraum und Kommentar |
| Wie viele Tage aus welchem Kontingent und welchem Jahr verbraucht werden |
| Abwesenheiten weiterer Personen im gleichen Zeitraum — hilfreich, um die Besetzung im Blick zu behalten |
| Die Schaltflächen |
| Wer außer Ihnen angefragt wurde und wie diese Personen entschieden haben |
Wenn mehrere Personen zustimmen müssen
Ist eine Person Mitglied mehrerer Gruppen oder hat eine Gruppe mehrere Administratoren, geht die Anfrage an alle:
Die Abwesenheit ist erst dann freigegeben, wenn alle Angefragten zugestimmt haben.
Eine einzige Ablehnung lehnt die Anfrage sofort ab — weitere Rückmeldungen sind dann nicht mehr nötig.
Hat eine Gruppe keine Administratoren, wandert die Anfrage automatisch an die übergeordnete Gruppe.
Stornierungsanfragen
Storniert jemand eine bereits freigegebene Abwesenheit, entsteht eine Stornierungsanfrage. Sie läuft nach denselben Regeln wie eine normale Anfrage:
Wird die Stornierung genehmigt, verschwindet die Abwesenheit und das Kontingent wird wieder gutgeschrieben.
Wird sie abgelehnt, bleibt die Abwesenheit unverändert freigegeben bestehen.
Meldungen auf der Prüfseite
Meldung | Bedeutung |
|---|---|
„Die Anfrage wurde am … von Ihnen genehmigt / abgelehnt.“ | Sie haben bereits entschieden. Eine Rückmeldung lässt sich nicht zurücknehmen. |
„Die Anfrage wurde bereits am … von … abgelehnt.“ | Eine andere Person hat die Anfrage bereits abgelehnt. Ihre Rückmeldung wird nicht mehr benötigt. |
„Die Abwesenheitsanfrage wurde nicht gefunden.“ oder „… wurde gelöscht.“ | Die antragstellende Person hat die Abwesenheit inzwischen selbst entfernt. |