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Wenn Sie die automatische Lead-Zuweisung im Customizing aktivieren, müssen Sie festlegen, für welche Verkäufer/-innen diese greifen soll. Verkäufer/-innen, die nicht aufgelistet sind, werden die Leads an Ihre Verkäufer/-innen zugwiesen - und zwar nach den von Ihnen vorgegebenen Regelungen und Kriterien.siehe auch: Automatische Lead-Zuweisung nicht berücksichtigt. Darüber hinaus können Sie noch optional festlegen, bei welchen Kriterien die automatische Lead-Zuweisung pro Verkäufer/-in erfolgen soll. Die Kriterien werden nacheinander abgearbeitet und müssen auch jeweils erfüllt sein, damit der Lead zugeordnet werden kann.

Gibt es mehrere Verkäufer, welche die Kriterien erfüllen, so wird der Lead dem Verkäufer mit den wenigsten aktiven Leads zugeordnet. Aktive Leads sind Leads im Status Neu, Zugewiesen oder in Bearbeitung.

Und so funktioniert die automatische Lead-Verteilung: Es werden alle Verkäufer selektiert, die auf Grund der vorgegebenen Kriterien in Frage kommen. Verkäufer, die nicht eingetragen sind oder bei denen die prozentuale Auslastung auf 0 gesetzt ist, werden nicht zur Auswahl herangezogen. Hat ein selektierter Verkäufer 0 zugewiesene Leads, wird diesem auf jeden Fall der aktuelle Lead zugewiesen. Ausnahme hierbei bilden Leads, deren E-Mail Adresse bereits im System sind und deren Lead-Status Neu, Zugewiesen, in Bearbeitung oder pausiert haben. Dies wird gemacht, damit nicht die selben Leads an unterschiedliche Verkäufer zugewiesen werden. Somit wird sichergestellt, dass der Interessent nur von einem Verkäufer über seine verschiedenen Anfragen kontaktiert wird. Haben alle selektierte Verkäufer bereits einen oder mehrere Leads in Bearbeitung, so werden die Leads gleichermaßen bzw. anhand der eingetragenen prozentualen Auslastung verteilt.

Beispiel: Sie haben festgelegt, dass Verkäufer A nur Leads der Fahrzeugmarken Audi und BMW bearbeiten darf. Weiterhin darf Verkäufer A nur Gewerbekunden bedienen. Kommt nun ein Lead der Fahrzeugmarke Audi als Privatkundenanfrage, so wird der Lead nicht automatisch Verkäufer A zugeordnet. Gibt es auch keinen weiteren Verkäufer, auf den die Kriterien zutreffen, so muss der Lead manuell einem Verkäufer zugewiesen werden.

Es kann vorkommen, dass ein Lead nicht automatisch zugeordnet werden kann, obwohl die Kriterien als erfüllt erscheinen. Das liegt daran, dass die notwendigen Daten wie z.B. Fahrzeugmarke, Fahrzeugtyp, Fahrzeugart oder Zielgruppe nicht korrekt an das System übermittelt werden oder falls Sie ausschließlich die Leadverwaltung nutzen, ohne die Inserate hinterlegt zu haben. Inserate enthalten alle diese Informationen und werden bei Lead-Eingang automatisch vom System verknüpft, falls das passende Inserat zum Lead gefunden wird. Dann funktioniert auch die automatische Lead-Zuweisung anhand der angegebenen Kriterien.

In den Benachrichtigungsmails erscheint immer ein Hinweis, wenn die automatische Lead-Zuweisung aktiviert ist und ob ein Lead automatisch zugeordnet werden konnte oder nicht.

Eskalationsmanagement

Sie können im Customizing das Eskalationsmanagement aktivieren und festlegen, was mit Leads passieren soll, bei denen keine Reaktion erfolgt ist.