Gruppen
Die Übersicht über die Gruppen finden Sie in der linken Navigationsleiste, indem Sie auf Administration → Personal & Zugänge → Gruppen klicken.
Diese Seite bekommen nur Benutzer mit der Rolle Administrator angezeigt.
Gruppen bilden Ihre Organisationsstruktur ab und steuern, wer Abwesenheiten freigibt. Sie können beliebig viele Gruppen und Untergruppen anlegen.
Damit Abwesenheiten freigegeben werden können, muss jeder Mitarbeiter mindestens einer Gruppe als Mitglied zugeordnet sein. Ist eine Person in keiner Gruppe mit Administrator, werden ihre Abwesenheiten ohne Prüfung sofort freigegeben.
So erstellen oder bearbeiten Sie eine Gruppe
Klicken Sie in der Kachel rechts oben auf das Plus-Icon. Um eine bestehende Gruppe zu ändern, klicken Sie beim gewünschten Eintrag auf das Stift-Icon.
Füllen Sie die Felder aus (siehe Tabelle).
Klicken Sie auf
Speichern.
Feld | Pflicht | Beschreibung |
|---|---|---|
| nein | Eine übergeordnete Gruppe. Wird bei den Freigaben berücksichtigt — siehe „Wie die Freigabe durch die Gruppen läuft“. |
| ja | Der Name der Gruppe, maximal 255 Zeichen. |
| nein | Eine Erläuterung, maximal 2048 Zeichen. |
Die Zeilenaktionen
Mitglieder zuordnen
Legt fest, wer zu dieser Gruppe gehört. Beantragt ein Mitglied eine Abwesenheit eines Typs, der eine Genehmigung erfordert, geht die Anfrage an die Administratoren dieser Gruppe.
Administratoren zuordnen
Legt fest, wer die Abwesenheiten der Gruppenmitglieder freigibt. Für diese Personen erscheint zusätzlich der Menüpunkt Abwesenheiten → Anfragen.
Gruppen-Administrator zu sein ist unabhängig von der Rolle. Auch eine Person mit der Rolle Mitarbeiter kann Administrator einer Gruppe sein und dort Abwesenheiten freigeben.
Hinzufügen
Legt eine Untergruppe unterhalb der gewählten Gruppe an.
Wie die Freigabe durch die Gruppen läuft
Die Anfrage geht an alle Administratoren aller Gruppen, in denen die Person Mitglied ist.
Hat eine Gruppe keine Administratoren, wandert die Anfrage automatisch nach oben — die Administratoren der ersten Gruppe in der Kette, die welche hat, erhalten sie.
Die Abwesenheit ist erst freigegeben, wenn alle Angefragten zugestimmt haben. Eine einzige Ablehnung lehnt die Anfrage sofort ab.
So löschen Sie eine Gruppe
Klicken Sie beim gewünschten Eintrag auf das Löschen-Icon und bestätigen Sie den Dialog.
Beim Löschen einer Gruppe werden alle Untergruppen mitgelöscht. Der Vorgang lässt sich nicht rückgängig machen. Prüfen Sie vorher, ob die betroffenen Mitarbeiter danach noch einer Gruppe angehören — sonst entfällt für sie die Freigabe.