Sie gelangen zur Schadenmeldung über die Links auf dem Dashboard oder über die linke Hauptnavigation.

Schäden suchen

Sie können nach bereits von Ihnen eingetragenen Schäden suchen, einmal über den Quicksearch oder über den Hauptfilter am rechten Bildschirmrand.

Schaden melden

Klicken Sie in der linken Hauptnavigation auf Schadenmeldung - freshCARsharing und dann auf Neu-Schadenmeldung, um eine neue Schadenmeldung zu erstellen.

Es gibt nur wenige Pflichtfelder, sodass Sie schnell und einfach eine Schadenmeldung anlegen können.

VU-Schadennummer eintragen

Sollten Sie bereits durch einen anderen Weg den Schaden an das Versicherungsunternehmen gemeldet haben und es ist Ihnen deshalb eine VU-Schadennummer bekannt, so können Sie diese Nummer auch gleich eintragen. Der Status der Schadenmeldung wechselt dann sofort auf in Bearbeitung.

Ist eine VU-Schadennummer noch nicht bekannt, was der Regel entspricht, so können Sie nachträglich die VU-Schadennummer im System pflegen. Klicken Sie hierzu einfach in der Schadenübersicht auf den Button mit den drei Punkten, um das Menü zu erweitern.

Klicken Sie dann auf VU-Schadennummer eintragen.

Schadenbearbeitung schließen

Sie können einen Schaden für die weitere Bearbeitung schließen. Das bedeutet, dass der Schaden abgeschlossen ist und nicht mehr weiter vom Versicherungsunternehmen und Ihnen bearbeitet wird.

Klicken Sie hierzu einfach in der Schadenübersicht auf den Button mit den drei Punkten, um das Menü zu erweitern.

Klicken Sie dann auf Schadenbearbeitung schließen.

Fortlaufende Kommunikation mit dem Versicherer

Sie können weitere Informationen oder Bilder/Dateien zum Schaden nachträglich über das Portal an den Versicherer übermitteln.

Öffnen Sie hierzu entweder die Schadenübersicht und klicken Sie auf das erweiterte Menü (drei Punkte) rechts unter Optionen. Klicken Sie auf Fortlaufende Kommunikation, um das Nachrichtenfenster zu öffnen.

Alternativ können Sie auch den entsprechenden Schaden aufrufen und in die Detailsansicht wechseln. Rechts befindet sich das Aktionen-Menü. Klicken Sie auf Fortlaufende Kommunikation, um das Nachrichtenfenster zu öffnen.

Es öffnet sich das Nachrichtenfenster. Hier können Sie Ihren Text eintragen und Bilder/Dateien hinterlegen.

Klicken Sie auf Senden, um die Nachricht an den Versicherer zu übermitteln. Die Kommunikation wird im Portal dokumentiert und in der Historie angezeigt.

Der Versicherer erhält nun die Informationen direkt und kann den Schaden weiter bearbeiten.

Fortlaufende Kommunikation mit Unfallbeteiligten

Sie können direkt über das Portal Kontakt mit den am Unfall beteiligten Personen aufnehmen.

Wechseln Sie hierzu in die Detailansicht Ihrer angelegten Schadenmeldung. Klicken Sie auf die jeweilige Person, mit welcher Sie Kontakt aufnehmen möchten.

Es öffnet sich das E-Mail Dialog Fenster. Hier können Sie noch einmal die eventuell bereits hinterlegte E-Mail Adresse der zu kontaktierenden Person überprüfen, ergänzen oder ändern.

Schreiben Sie Ihre Nachricht, fügen Sie ggf. auch Anhänge der E-Mail bei und senden Sie die Nachricht aus dem Portal.

Die am Unfall beteiligte Person erhält dann direkt Ihre Nachricht per E-Mail und kann auf diese Nachricht antworten.

Eine Referenz ist bereits in der Schaden E-Mail vorhanden, sodass eine automatische Zuordnung erfolgen kann.

Die Antwort der am Unfall beteiligten Person landet dann wiederum direkt im Portal an der Schadenakte, welche unter dem Menüpunkt Historie einsehbar ist. Sie erhalten ebenso eine E-Mail Benachrichtigung, dass eine Nachricht im Portal eingegangen ist.

Durch die übersichtlichen Filterfunktionen am rechten oberen Rand können Sie sich auch nur die Korrespondenz des aufgerufenen Schadens anzeigen lassen.

Stellungnahme von Unfallbeteiligten anfordern

Sie können direkt über das Portal eine Stellungnahme mit den am Unfall beteiligten Personen aufnehmen. Dieser Prozess ist volldigitalisiert. Die am Unfall beteiligte Person erhält eine E-Mail mit einem Link zur Online-Stellungnahme. Die Daten werden direkt im Portal gespeichert.

Um eine E-Mail mit dem individuellen Link zur Stellungnahme zu versenden, klicken Sie auf die entsprechende Person und dann rechts unten auf den Button Stellungnahme anfordern.

Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier können Sie die Empfänger E-Mail überprüfen und korrigieren, sowie zusätzlich einen Freitext eingeben.

Versenden Sie die Anfrage.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link. Über diesen Link kann die Stellungnahme zum Unfallschaden aufgenommen werden.

Durch das Absenden der Stellungnahme werden die Daten direkt im Portal gespeichert. Sie können sich alle Stellungnahmen in der linken Hauptnavigation oder im entsprechenden Schaden anzeigen lassen.

Automatischer Austausch der VU-Schadennummer/Status

Sobald der Schaden vom Versicherer bearbeitet wird, erhalten Sie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass sich der Schaden nun in Bearbeitung beim Versicherer befindet. Sie erhalten zudem die VU-Schadennummer.

Außerdem ändert sich der Status im Portal auf "Schaden in Bearbeitung (Schadennummer erhalten)".

Ebenso erhalten Sie eine Benachrichtigung, sofern der Schaden vom Versicherer geschlossen wurde.

Diese Informationen werden automatisch in das Portal übermittelt.

Wünschen Sie eine zusätzliche E-Mail Benachrichtigung - wie oben beschrieben - so müssen Sie Ihre E-Mail Adresse im Portal pflegen.

Klicken Sie hierzu auf Kontaktdaten in der linken Hauptnavigation.

Tragen Sie nun unter der Rubrik Kommunikationsmedien die E-Mail Adresse für die Benachrichtigungen ein. Als Art wählen Sie bitte E-Mail Korrespondenz (Schaden) aus. Sie können eine Sammeladresse hinterlegen oder mehrere E-Mail Adressen hinzufügen.

An diese E-Mail Adressen werden dann automatisch die Benachrichtigungen zu den Schadenmeldungen aus dem fresh for finance Portal versendet.

E-Mails automatisch in der Schadenakte speichern

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie E-Mails direkt am Schaden im Portal speichern. Hierzu können Sie Ihre Korrespondenz ausschließlich an die E-Mail Adresse schaden@mail.freshforfinance.de senden.

Die E-Mail muss eine Referenz zum Schaden enthalten, damit diese zugeordnet werden kann.

Innerhalb der E-Mail muss eine der folgenden Informationen (Betreff oder Text) enthalten sein, damit die E-Mail und die Anhänge am entsprechenden Schaden automatisch zugeordnet werden können:

  • Interne Schadennummer (fresh for finance Portal)
    Sie finden diese interne Schadennummer auf der Schadenübersicht in der linken Spalte.

  • Schadennummer Versicherer (sofern im Portal am Schaden hinterlegt)
    Sofern Sie den Schaden gemeldet haben und Ihnen die Schadennummer mitgeteilt wurde, können Sie diese im Portal hinterlegen.

  • Vertragsnummer Versicherer (sofern im Portal am Schaden hinterlegt)
    Sofern Sie den Schaden gemeldet haben und Ihnen die Schadennummer mitgeteilt wurde, können Sie diese im Portal hinterlegen (Aktion VU-Schadennummer eintragen).

Der Versicherer, Ihre Mitarbeiter/-innen oder Ihre Unfallbeteiligten Personen können ebenfalls Nachrichten mit weiteren Informationen zum Schaden direkt an die E-Mail Adresse schaden@mail.freshforfinance.de senden, damit die Informationen automatisch am Schaden gespeichert werden. Bei dieser Kommunikation bitte die Verwendung der Schadennummer - wie oben beschrieben - nicht vergessen.

Zusätzlich hierzu erhalten Sie eine Information per E-Mail, dass eine Nachricht im Portal eingegangen ist.

Schadenstatus

Es gibt vier Status, indem sich eine Schadenmeldung befinden kann:

Status

Schadenart

Beschreibung

Neuschaden

Der Schaden wurde von Ihnen im System angelegt, aber noch nicht übermittelt. Sie können den Schaden noch bearbeiten, bevor Sie ihn abschließend an das Versicherungsunternehmen übermitteln.

Neuschaden

Der Schaden wurde an das Versicherungsunternehmen übermittelt. Eine VU-Schadennummer ist noch nicht bekannt.

Bestandschaden

Der Schaden befindet sich derzeit in Bearbeitung durch das Versicherungsunternehmen. Eine VU-Schadennummer ist bereits bekannt und wurde im System hinterlegt.

Bestandschaden

Der Schaden wurde vom Versicherungsunternehmen geschlossen. Es sind keine weiteren Bearbeitungen oder Einreichungen von Informationen notwendig.

Interne Notizen zu einem Schaden hinzufügen

Klicken Sie auf einen bereits angelegten Schaden, um die Details anzuzeigen. Im rechten oberen Bereich in der Titelleiste finden Sie die Aktion-Buttons. Klicken Sie auf den Button Notizen.

Es öffnet sich ein Popup. Rechts oben können Sie über den Plus-Button neue interne Notizen hinzufügen.

Die Notizen werden am Schaden hinterlegt, jedoch nicht an den Versicherer weitergeleitet. Die Notizen werden nur für Sie bzw. Ihre Mitarbeiter/-innen für die interne Weiterverarbeitung angezeigt.

Sie können neben einem Titel und Freitext auch eine Wichtigkeit bzw. Priorität festlegen. Die Notiz wird dann in der entsprechenden Farbe hervorgehoben.

Weiterhin können Sie festlegen, ob die Notiz sichtbar für alle Ihre Mitarbeiter/-innen ist oder nur für Sie sichtbar ist. Notizen, die nur für Sie sichtbar sind, werden niemanden anders angezeigt.

Klicken Sie auf Absenden, um die Notiz zu erstellen.

Schaden als PDF exportieren

Falls Sie einen Schaden als PDF-Datei exportieren möchten, so gibt es zwei Wege. Klicken Sie auf der Übersichtsseite auf den Button Schadenmeldung als PDF exportieren.

Alternativ können Sie auch in der Details-Ansicht des Schadens im rechten oberen Bereich auf den Button klicken, um eine PDF zu erstellen.

Schadenhistorie

Sie können sich über die Schadenhistorie die Bearbeitungsschritte anzeigen lassen. Hierbei werden alle Aktionen an der Schadenmeldung dokumentiert. Sie können zwischen den Ansichten Timeline und Tabelle wechseln.

Wenn Sie die Fortlaufende Kommunikation nutzen, werden Ihnen ausgehende und eingehende E-Mails zum Schaden ebenfalls in der Historie angezeigt.

Sie können die Nachrichten und Anhänge jederzeit öffnen und einsehen.

Zusätzlich hierzu erhalten Sie eine Information per E-Mail, dass eine Nachricht im Portal eingegangen ist.